BERITASEMBILAN.Com-Luwu Utara. Ketua Umum Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Sulawesi Selatan, Dr H Basri SPd MPd, menekankan pentingnya tertib arsip dalam pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).
Hal itu disampaikan Basri saat tampil sebagai narasumber dalam rapat koordinasi kearsipan di UPT SMAN 1 Masamba, Kabupaten Luwu Utara, Rabu (2/9/2026).
Kegiatan menyasar kepala sekolah, kasubag umum, serta bendahara dana BOS SMA dan SMK negeri maupun swasta dari Luwu Utara dan Luwu Timur.
Menurut Basri, pengarsipan tidak boleh dipandang sebatas pekerjaan administratif. Dokumen yang dikelola dengan baik menjadi bagian penting dalam memastikan setiap penggunaan anggaran pendidikan dapat dipertanggungjawabkan.
“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas. Dengan arsip yang rapi dan terdokumentasi, sekolah dapat mempertanggungjawabkan penggunaan dana secara jelas kepada pemerintah dan masyarakat,” kata Basri.
Arsip Mudahkan Audit Dana BOS
Basri menjelaskan, pengelolaan arsip yang baik juga memudahkan sekolah ketika menghadapi pemeriksaan maupun audit.
Dokumen yang lengkap, tertata dan mudah ditelusuri dapat memperkecil risiko kesalahan administrasi.
Hal tersebut menjadi semakin penting dalam pengelolaan dana BOS karena setiap penggunaan anggaran membutuhkan jejak dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
Ketidaktertiban dokumen, menurut Basri, bahkan dapat menimbulkan persoalan ketika sekolah harus membuktikan proses penggunaan dan pertanggungjawaban anggaran.
Karena itu, sekolah didorong membangun sistem pengarsipan sejak dokumen dibuat atau diterima, bukan baru menata dokumen ketika akan dilakukan pemeriksaan.
Basri yang juga Wakil Ketua IKA BKPRMI dan mantan Ketua KNPI Kota Makassar menyampaikan pesan mengenai pentingnya arsip dengan bahasa sederhana kepada peserta.
“Kalau ingin pintar dan genggam dunia, ke perpustakaan. Kalau ingin selamat dunia akhirat, jaga arsip,” ujarnya.
Sekolah Dilatih Kelola Arsip Fisik dan Digital
Rakor tidak hanya diisi pemaparan mengenai pentingnya kearsipan.
Pada sesi teknis, Tim Tertib Arsip Provinsi Sulawesi Selatan memberikan pembekalan mengenai langkah praktis yang dapat diterapkan langsung di sekolah.
Materi mencakup klasifikasi dokumen, pembuatan daftar arsip, penentuan waktu retensi hingga prosedur penyimpanan arsip secara fisik maupun digital.
Peserta juga mengikuti lokakarya singkat dengan membawa kasus nyata pengelolaan dokumen dari sekolah masing-masing.
Kasus tersebut kemudian dibahas untuk mendapatkan arahan mengenai penanganan dan penataan arsip yang tepat.
Melalui pola tersebut, kepala sekolah dan bendahara BOS diharapkan tidak sekadar memahami pentingnya kearsipan, tetapi juga membawa pulang pedoman yang dapat diterapkan di satuan pendidikan masing-masing.
Dihadiri MKKS dan PGRI
Kegiatan dihadiri unsur Dinas Pendidikan Wilayah XII serta perwakilan Musyawarah Kerja Kepala Sekolah (MKKS) SMA dan SMK Luwu Utara dan Luwu Timur.
Kepala Cabang Dinas Pendidikan Wilayah XII Andi Lalak SPd MPd diwakili Kasubag TU Hamka SSos.
Hadir pula Ketua MKKS SMA Habil SAg MSi, Ketua MKKS SMK Yulianto SPd MPd, serta Adam SPd MPd, Ketua MKKS SMA Luwu Timur.
Dari unsur organisasi profesi hadir H Sunarto, Ketua PGRI Luwu Timur, serta Ismaruddin, Ketua PGRI Luwu Utara.
Keterlibatan unsur dinas pendidikan, organisasi kepala sekolah, PGRI dan AAI Sulsel diharapkan memperkuat kesadaran bersama mengenai pentingnya tata kelola arsip di lingkungan pendidikan.
Dorong Sekolah Siap Audit
Kegiatan ini menjadi bagian dari rangkaian penguatan kearsipan satuan pendidikan yang melibatkan AAI Sulsel, dinas pendidikan dan organisasi profesi.
Salah satu fokusnya adalah memastikan dokumen terkait dana BOS memiliki jejak yang dapat ditelusuri, lengkap serta tersimpan dengan baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Dengan pembekalan tersebut, tata kelola dana BOS di sekolah-sekolah Luwu Utara dan Luwu Timur diharapkan semakin transparan, akuntabel dan siap menghadapi audit.
Basri kembali mengingatkan bahwa arsip pada akhirnya menjadi bukti dari setiap kegiatan dan keputusan yang dilakukan sebuah institusi.
“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas,” tegasnya.
Bagi sekolah, tertib arsip tidak hanya menyangkut kepatuhan administrasi, tetapi juga menjadi bagian dari upaya menjaga kepercayaan publik terhadap pengelolaan dana pendidikan.
